Quản lý tòa nhà văn phòng công việc cực kỳ phức tạp. Nhân viên quản lý tòa nhà phải tuân thủ các quy chế nhất định. Các quy chế này sẽ được đơn vị quản lý tòa nhà hoặc cơ quan có thẩm quyền tại nơi tòa nhà đang xây dựng đưa ra. Để quản lý tòa nhà thật tốt bạn cần nắm rõ các nguyên tắc quản lý tòa văn phòng.
Một số nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng bạn không thể bỏ qua
Nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng cần đáp ứng đúng các quy định của pháp luật và đảm bảo tốt các điều kiện giúp tòa nhà vận hành tốt.
Quy định trong quản lý tòa nhà
Tòa nhà trước khi đưa vào hoạt động chắc chắn phải được sự chấp thuận và cho phép của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Trong quá trình hoạt động tòa nhà vẫn phải chịu sự kiểm tra, giám sát thường xuyên của cơ quan chức năng. Để đưa tòa nhà đi vào hoạt động đúng pháp lý thì ban quản lý phải xin phép cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Khi tòa nhà đảm bảo, thỏa mãn các điều kiện các cơ quan này sẽ cấp phép để tòa nhà được chính thức hoạt động.
Ngoài ra cơ quan chính quyền còn ban hành quy định chất lượng tòa nhà khi đưa vào sử dụng. Đây là một trong những cách giúp họ kiểm soát chất lượng tòa nhà có đảm bảo an toàn cho người sử dụng hay không. Đồng thời khi tòa nhà đi vào hoạt động phải tuân thủ đúng các quy định của pháp luật chung và luật chuyên ngành. Vì vậy, khi quyết định quản lý tòa nhà bạn cần tìm hiểu kỹ các Nghị định, Thông tư, Quyết định quy định gì? như thế nào? cơ chế ra sao?
Quy định về dịch vụ trong tòa nhà
Bảo trì cơ điện: Khi tòa nhà hoàn thành bạn cần kiểm tra thật kỹ hệ thống cơ điện trong tòa nhà trước khi đưa vào hoạt động.Bộ phận Ban quản lý tòa nhà phải bố trí nhân sự có chuyên môn về kỹ thuật cơ điện.Người này sẽ phụ trách công tác kiểm tra, phát hiện, xử lý các sự cố về cơ điện trong tòa nhà.
Bảo vệ: Bất kỳ tòa nhà nào cũng cần có bảo vệ. Lực lượng này vừa bảo vệ tài sản và tính mạng cho cư dân làm việc tại tòa nhà. Các nhân viên bảo vệ phải được đào tạo bài bản về nghiệp vụ và có thái độ phục vụ tận tình, chu đáo.
Dịch vụ vệ sinh: Tòa nhà văn phòng có rất nhiều người ra vào làm việc và sử dụng thường xuyên nên việc đảm bảo vệ sinh vô cùng quan trọng. Ban quản lý tòa nhà cần đưa ra những quy định nhằm đảm bảo vệ sinh chung và bố trí đội ngũ nhân viên dọn dẹp vệ sinh thường xuyên.
Dịch vụ gửi xe: Với các tòa nhà thường sẽ có lượng lớn xe ra vào thường xuyên. Do vậy để đảm bảo xe không bị mất cắp cần có bộ phận trông, giữ xe. Ngoài đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp cần kết hợp thêm máy móc, thiết bị.
Nguyên tắc xây dựng quy chế quản lý tòa nhà văn phòng
Khi xây dựng quy chế tòa nhà văn phòng bạn cần đưa ra các quy định dành cho các cơ quan, tổ chức liên quan đến tòa nhà. Tốt nhất nên áp dụng quy tắc tự quản vì nó phù hợp với cơ chế tự chủ và quy định của pháp luật hiện hành.
Việc sử dụng, huy động kinh phí quản lý tòa nhà cần được công bố công khai, minh bạch. Trong đó mức phí quản lý tòa nhà không được vượt mức phí do Ủy ban nhân dân nơi tòa nhà hiện hữu quy định.
Trong quy chế tòa nhà phải nêu rõ quyền lợi, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên sử dụng, vận hành, quản lý tòa nhà. Tất cả nhằm mục đích chung đảm bảo tòa nhà hoạt động thông suốt, hiệu quả, an toàn.
Vai trò của đơn vị quản lý tòa nhà
Một trong những nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng hiệu quả là chọn đúng đơn vị quản lý tòa nhà chuyên nghiệp về nghiệp vụ, tận tâm trong cách làm. Một khi giao phó trách nhiệm đúng người, đúng việc đảm bảo chủ đầu tư sẽ thu hồi vốn nhanh và sinh lời tốt. Quản lý hiệu quả sẽ hạn chế tối đa việc làm hư hỏng, thất thoát tài sản giúp chủ đầu tư tiết kiệm chi phí.
Đơn vị quản lý thực hiện như thế nào?
Đơn vị nhận nhiệm vụ quản lý tòa nhà sẽ phân công nhiệm vụ cho trưởng các bộ phận. Từ đó trưởng bộ phận sẽ giao nhiệm vụ cụ thể cho nhân viên. Tất cả nhằm đảm bảo cho mọi hoạt động của tòa nhà diễn ra với chất lượng tốt nhất, an toàn nhất.
Các công việc chính mà đơn vị tòa nhà phải thực hiện là:
- Đảm bảo an ninh, trật tự, giám sát hoạt động
- Quản lý và chăm sóc khách hàng, đối nội, đối ngoại, nhân sự
- Dịch vụ vệ sinh
- Bên cạnh đó đơn vị quản lý vận hành, bảo trì bảo dưỡng và ngăn ngừa sự cố của toàn bộ hệ thống kỹ thuật tòa nhà. Điều này giúp chủ đầu tư tiết kiệm được chi phí mà vẫn đảm bảo các dịch vụ được cung cấp một cách chuyên nghiệp.
Giới thiệu về dịch vụ của Esta
Nếu chọn đơn vị quản lý tòa nhà tốt nhất bạn nên chọn các nhà quản lý có kinh nghiệm về bất động sản. Một trong những đơn vị nổi tiếng trong lĩnh vực này là Esta. Chúng tôi sẽ giúp tăng thêm giá trị cho tòa nhà. Ngoài công tác quản lý chúng tôi còn giúp bạn chăm sóc khách hàng một cách tốt nhất. Từ đó giúp chủ đầu tư thu hút sự quan tâm của khách hàng.
Với đội ngũ ban quản lý giàu kinh nghiệm sẽ thay chủ đầu tư đưa ra giải pháp giải quyết cũng như phòng ngừa rủi ro hiệu quả. Từ đó nâng cao uy tín và danh tiếng cho chủ đầu tư dự án. Chính vì vậy, để đảm bảo tòa nhà vận hành một cách tốt nhất các chủ đầu tư nên lựa chọn cho mình đơn vị quản lý có nhiều kinh nghiệm.
Esta là một trong những đơn vị luôn được khách hàng đánh giá cao. Chúng tôi đang là đối tác chiến lược của các tập đoàn bất động sản lớn. Hiện nay chúng tôi thay mặt chủ đầu tư quản lý, vận hành hàng trăm tòa nhà lớn, nhỏ.
Trên đây chúng tôi vừa giới thiệu các bạn một số nguyên tắc quản lý tòa nhà văn phòng cơ bản. Để quản lý tòa nhà tốt bạn phải có đội ngũ nhân viên có trình độ chuyên môn cao, kỹ năng giao tiếp, ứng xử, giải quyết tình huống tốt, máy móc, trang thiết bị hiện đại và làm việc tận tâm.
Nếu bạn thiếu hoặc chưa có một đội ngũ quản lý có thể thay bạn đảm đương trọng trách quản lý tòa nhà hãy nhanh chóng liên hệ Esta. Chúng tôi sẽ mang đến cho bạn những giải pháp tối ưu, những cách làm hiệu quả.
