Khi bước vào bất kỳ tòa nhà nào người đầu tiên bạn gặp là lễ tân. Trách nhiệm của nhân viên lễ tân là đón tiếp và cung cấp thông tin cho khách hàng. Esta đơn vị hàng đầu trong việc cung cấp lễ tân chuyên nghiệp. Sau đây cùng tìm hiểu và “soi mình” vào tiêu chuẩn công việc của nhân viên lễ tân tại Esta.
Tiêu chuẩn kỹ năng nghiệp vụ của nhân viên lễ tân tại Esta
Để trở thành nhân viên lễ tân tại Esta phải trải qua khóa huấn luyện lễ tân và các khóa học có liên quan. Đặc biệt có khả năng giao tiếp tốt với khách hàng. Đồng thời lễ tân phải nắm vững quy chế tòa nhà, những quy định, các văn bản pháp quy liên quan đến vận hành, quản lý bất động sản, nắm và hiểu tường tận đối tượng hoạt động tại tòa nhà.
Nẵm rõ những hoạt động của đơn vị hoạt động trong tòa nhà, sẵn sàng cung cấp mọi thông tin đầy đủ và chính xác nhất khi có người liên hệ làm việc.
Lễ tân phải có kiến thức cơ bản về kế toán, thanh toán, thống kê, marketing và hành chính văn phòng.
Lễ tân phải vận dụng kiến thức, kỹ năng thực hiện 3 nhiệm vụ chính sau đây:
- Đón tiếp khách: Nhân viên lễ tân tại Esta luôn dùng thái độ ân cần, chu đáo, lịch sự khi đón tiếp khách liên hệ làm việc. Đặc biệt lễ tân do chúng tôi cung cấp luôn giao tiếp tiếng Anh lưu loát. Một số người còn biết thêm ngoại ngữ khác.
- Xử lý công văn: Bộ phận lễ tân là đầu mối tiếp nhận công văn đến và đi của các cơ quan đóng tại tòa nhà. Vì vậy, lễ tân Esta luôn được tập huấn về cách thức xử lý các văn bản, lưu trữ. Ngoài ra họ còn biết cách sử dụng máy tính, thiết bị văn phòng như máy in, máy fax, photo…
- Chuẩn bị phòng họp: Tiếp nhận đăng ký, lên lịch tránh việc trùng lịch. Hỗ trợ công tác hậu cần khi tổ chức họp.
Tiêu chuẩn kỹ năng về vi tính của nhân viên lễ tân tại Esta
Lễ tân ngoài đòi hỏi về ngoại ngữ thì cần thành thạo kỹ năng vi tính. Ngoài việc sử dụng thành thạo vi tính văn phòng (word, excel,…). Lễ tân Esta cần có kỹ năng tra cứu Internet để tìm kiếm thông tin khi cần thiết.
Vận dụng công nghệ 4.0 việc quản lý tòa nhà trở nên vô cùng đơn giản với các phần mềm. Lễ tân sẽ được tập huấn sử dụng thành thạo phần mềm quản lý tòa nhà.
Yêu cầu đạo đức nghề nghiệp của nhân viên lễ tân tại Esta
- Thật thà, trung thực: Lễ Tân là một nhân viên trong đội ngũ quản lý tòa nhà. Lễ tân được tiếp xúc, sử dụng, quản lý các công cụ làm việc, cơ sở vật chất tại tòa nhà. Thêm vào đó tòa nhà là nơi ra vào của nhiều người, tình trạng quên hoặc làm rơi tài sản thường xuyên xảy ra. Chính vì vậy người làm Lễ tân phải có tính thật thà, trung thực, không tham của rơi, không trộm cắp vặt.
- Năng động, nhanh nhẹn, tháo vát và linh hoạt trong cách xử lý tình huống: Lễ tân là nơi tiếp nhận các sự vụ, sự việc phát sinh, nơi đón tiếp hàng trăm lượt khách ra vào. Nếu Lễ tân không nhanh nhẹn, tháo vát, năng động công việc sẽ bị tồn đọng, không trôi chảy, mất thời gian. Đặc biệt, lễ tân phải khéo léo xử lý tình huống hạn chế thấp nhất các phát sinh không đáng có.
- Siêng năng, tỉ mỉ, làm việc theo quy trình, có tính chính xác và hiệu quả cao: làm bất kỳ việc gì cũng phải siêng năng mới có thành quả. Lễ tân cũng vậy. Ngoài đức tính siêng năng, cần cù người Lễ tân cần tỉ mỉ, giải quyết công việc theo quy trình, một cách chính xác và hiệu quả cao
- Cởi mở và hiếu khách, thân ái, lịch sự, tôn trọng và sẵn sàng giúp đỡ khách: Lễ tân là bộ mặt tòa nhà, đại diện chủ đầu tư tiếp xúc, làm việc với khách hàng. Do đó người làm Lễ tân phải cởi mở, luôn nở nụ cười tươi đón khách. Đặc biệt phải luôn lịch sự và sẵn sàng giúp đỡ khách.
- Nhiệt tình trong công việc và biết thuyết phục khách: Tìm mọi cách để giải quyết vấn đề trong công việc, vấn đề của khách hàng. Lễ tân phải vận dụng kiến thức, kỹ năng để thuyết phục khách.
Lễ tân thường làm việc theo nhóm, không làm việc riêng rẽ. Do đó người đảm đương nhiệm vụ này phải có tính đồng đội trong công việc, luôn sẵn sàng hỗ trợ và giúp đỡ các nhân viên trong bộ phận.
Trình độ văn hóa của nhân viên lễ tân tại Esta
Trình độ văn hóa của nhân viên lễ tân tại Esta tốt nghiệp lớp 12 trở lên. Trình độ chuyên môn tốt nghiệp Trung cấp trở lên. Trình độ ngoại ngữ biết một ngoại ngữ thông dụng ở mức độ thông thạo. Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng và các phần mềm quản lý.
Một đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp sẽ mang lại hình ảnh đẹp, ấn tượng tốt của khách hàng với doanh nghiệp của bạn. Nếu bạn đang cần nhân viên lễ tân đáp ứng đầy đủ những tiêu chuẩn trên có thể liên hệ đến dịch vụ của ESTA. Ngoài ra, ESTA còn cung cấp các dịch vụ khác như: Dịch vụ vệ sính, dịch vụ bảo vệ… Chúng tôi cam kết ESTA sẽ làm tốt hơn những gì mong muốn.
