Các công việc của dịch vụ kỹ thuật tòa nhà là nhóm công việc hàng đầu trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà. Các hoạt động này cũng được sắp xếp diễn tiến với đầy đủ các quy trình từ việc nắm bắt thông tin, lập kế hoạch, thực hiện đến giám sát quy trình thực hiện.
Kiểm toán, lưu trữ hồ sơ là phần quan trọng hàng đầu trong các công việc của dịch vụ kỹ thuật
Để thực hiện các công việc của dịch vụ kỹ thuật tòa nhà một các hiệu quả nhất, bắt buộc đơn vị quản lý nhà phải nắm bắt đầy đủ thông tin về kỹ thuật tòa nhà.
Quy trình tiến hành kiểm toán và lưu trữ hồ sơ :
Trước khi tiếp nhận các công việc của dịch vụ kỹ thuật, đơn vị quản lý cần thực hiện quy trình kiểm toán, lưu trữ hồ sơ về các hạng mục kỹ thuật tòa nhà. Các bước thực hiện như sau :
Bước 1: liệt kê danh sách các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.
Bước 2: kiểm toán đầy đủ các số liệu liên quan đến các hệ thống kỹ thuật. Nhằm đảm bảo xác định rõ chất và lượng của các hệ thống kỹ thuật khi tiếp nhận.
Bước 3: lưu trữ đầy đủ thông tin về hệ thống kỹ thuật như bản vẽ chi tiết từng hạng mục kỹ thuật, tình trạng hiện tại, cảnh báo diễn biến,vv…Bước 4: lập kế hoạch truyền tin về từng hệ thống kỹ thuật đến các bộ phận có liên quan để có kế hoạch thực hiện phù hợp.
Những yêu cầu trong công tác kiểm toán, lưu trữ hồ sơ về các hạng mục kỹ thuật tòa nhà
Việc kiểm toán và lưu trữ hồ sơ là hoạt động cực kỳ quan trọng. Việc này có tác động lớn đến chất lượng quản lý và vận hành các hệ thống kỹ thuật trong tòa nhà. Do đó, hoạt động này cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
- Kiểm toán đúng – đủ – chính xác từng hệ thống kỹ thuật theo tiêu chuẩn bàn giao của nhà thầu so với chất lượng khi tiếp nhận bàn giao.
- Hồ sơ lưu trữ cần cập nhật đầy đủ, chính xác tất cả mọi thông tin liên quan đến hệ thống kỹ thuật.
Bên cạnh đó, cần đảm bảo các hoạt động này phải thực hiện một cách khoa học, đảm bảo thông tin rõ ràng, đơn vị quản lý tòa nhà cũng dễ dàng xem xét và nắm bắt về thực trạng của hệ thống kỹ thuật tại tòa nhà.
Kế hoạch vận hành và bảo dưỡng các hệ thống theo khuyến cáo
Như chúng ta đã biết, chất lượng các công việc của dịch vụ kỹ thuật tòa nhà sẽ quyết định đến sự hài lòng của khách hàng và giá trị gia tăng của tòa nhà. Do đó, các hệ thống kỹ thuật cần phải có kế hoạch vận hành và bảo dưỡng theo các khuyến cáo tiêu chuẩn sau :
Với hệ thống cấp, thoát nước cho toàn tòa nhà
Hệ thống cấp nước tòa nhà phải đảm bảo tiêu chuẩn đủ chất và đủ lượng cung nhu cầu sử dụng của toàn tòa nhà. Hệ thống thoát nước cũng phải hoạt động song song với hệ thống cấp nước, đảm bảo nước không bị ứ đọng gây ảnh hưởng đến sức khỏe hoặc gây bất tiện cho khách hàng của tòa nhà.
Hệ thống PCCC
Đây là hệ thống bắt buộc phải có tại mọi tòa nhà. Hệ thống PCCC tuy không sử dụng thường xuyên nhưng là hệ thống phải luôn luôn đảm bảo khi cần sử dụng cần phải hoạt động tốt.
Hệ thống thang máy/thang cuốn
Trong trường hợp xảy ra sự cố thang máy, thang cuốn có thể sẽ gây ra rất nhiều thiệt hại nặng nề về con người, tài sản và uy tín của tòa nhà. Do đó, hệ thống này phải luôn được kiểm tra bảo dưỡng định kỳ và thường xuyên; đảm bảo kiểm soát rủi ro ở mức an toàn nhất có thể.
Hệ thống camera CCTV giám sát tối tân
Các công việc của dịch vụ kỹ thuật tòa nhà không thể thiếu hệ thống camera CCTV giám sát tối tân. Đây là hệ thống mắt xích quan trọng do đó, mỗi khi có dấu hiệu đường truyền tín hiệu đến trung tâm điều khiển thì bộ phận kỹ thuật cần phải lên kế hoạch khắc phục ngay. Tránh trường hợp bỏ qua những lỗi kỹ thuật nhẹ dẫn đến những hư hỏng phát sinh.
Hệ thống kỹ thuật từ các hạng mục xây dựng
Các công việc của dịch vụ kỹ thuật sẽ bao gồm những công việc vận hành và bảo dưỡng các hệ thống liên quan đến các hạng mục xây dựng như hệ thống xử lý rác thải, hệ thống bãi đậu xe tự động, hệ thống chiếu sáng,vv… Kế hoạch vận hành và bảo dưỡng các hệ thống này tương đối đơn giản hơn do thời gian sử dụng bền vững dài hạn hơn các hệ thống kỹ thuật khác. Tuy nhiên, không thể lơ là trong việc kiểm tra – giám sát và bảo dưỡng định kỳ mà phải luôn đảm bảo về chất lượng và tính thẩm mỹ của các hệ thống kỹ thuật này.
Thực hiện nghiêm ngặt kế hoạch vận hành các công việc của dịch vụ kỹ thuật
Vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhà là một ngành dịch vụ kinh doanh phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy trình khoa học. Việc này hướng tới mục tiêu đảm bảo chất lượng dịch vụ đáng tin cậy của tòa nhà từ phần kết cấu xây dựng đến những hệ thống kỹ thuật tiện ích như hệ thống điện- nước, thang máy, PCCC, camera giám sát,vv…
Với khả năng thực hiện nghiêm ngặt các kế hoạch vận hành hệ thống tiện ích tòa nhà sẽ đảm bảo được chất lượng dịch vụ, độ an toàn, độ bền của hệ thống kỹ thuật.
Quan trọng hơn cả là xây dựng được uy tín, niềm tin chất lượng của khách hàng dành cho tòa nhà và giúp chủ đầu tư quản lý tốt rủi ro khi kinh doanh tòa nhà.
Giám sát công tác bảo trì hệ thống của nhà thầu phụ
Hoạt động này nhằm đảm bảo nhà thầu phụ trung thực, làm việc có trách nhiệm, đảm bảo không xảy ra sự cố trong khi và sau khi thực hiện công tác bảo trì. Giám sát công tác bảo trì hệ thống của nhà thầu phụ gồm những hoạt động sau:
Khảo sát thực địa và thiết lập yêu cầu công việc
Đây là hoạt động nhằm đảm bảo phương án thực hiện của nhà thầu phụ là phù hợp với thực trạng hệ thống kỹ thuật tòa nhà và phù hợp với khả năng chi trả của chủ đầu tư. Đây cũng là hoạt động để đảm bảo hệ thống sau bảo trì hoạt động ổn định, đúng theo tiêu chuẩn mong muốn. Đơn vị quản lý kỹ thuật phải đưa ra những yêu cầu công việc cụ thể.
Tất cả thực trạng của hệ thống khi khảo sát thực địa và yêu cầu công việc đối với nhà thầu phụ đều nên thiết lập văn bản thỏa thuận để tránh những rủi ro tranh chấp về sau.
Xác lập khối lượng và yêu cầu nhân sự, vật tư thực hiện công việc
Báo giá thực hiện dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng hệ thống của nhà thầu phụ sẽ căn cứ theo chi phí các linh-phụ kiện sử dụng, khối lượng công việc thực hiện, số lượng nhân sự,… Do đó, việc xác lập khối lượng công việc, yêu cầu nhân sự và vật tư thực hiện là một việc làm không thể lơ là.
Công việc này nhằm đảm bảo kiểm soát các chi phí phát sinh cũng như đảm bảo mức chi trả là phù hợp. Và đơn vị quản lý hệ thống kỹ thuật cần thực hiện công việc này một cách nghiêm túc và chặt chẽ.
Thiết lập hợp đồng với nhà thầu phụ
Công tác bảo trì hệ thống kỹ thuật là một phần thuộc điều khoản hợp đồng giữa chủ đầu tư và nhà thầu phụ. Tuy nhiên, điều khoản bảo trì có những điều khoản quy định quyền hạn và nghĩa vụ giữa hai bên.
Khi phát sinh những yêu cầu công việc khác, đơn vị quản lý cần nên thiết lập hợp đồng rỡ ràng. Hợp đồng quy định những điều khoản, yêu cầu khi nhà thầu phụ thực hiện các công việc của dịch vụ kỹ thuật.
Giám sát hàng ngày lịch và chất lượng công việc
Công tác bảo trì hệ thống của nhà thầu phụ là hợp đồng hoạt động theo hình thức khoán. Tuy nhiên, việc giám sát tiến trình làm việc và chất lượng công việc theo từng giai đoạn là việc làm rất cần thiết.
Từ việc giám sát công việc của nhà thầu phụ theo lịch trình và chất lượng sẽ giúp bạn quản lý tòa nhà có kế hoạch và kiểm soát được rủi ro từ hệ thống kỹ thuật bị lỗi.
Chế tài chặt chẽ xử lý các hiện tượng sai lệch, không thực hiện theo cam kết
Đây là điều khoản nhất định phải có trong hợp đồng bảo trì kỹ thuật từ nhà thầu phụ, căn cứ theo quy định của pháp luật hiện hành và những thỏa thuận khác từ chủ đầu tư và nhà thầu phụ.
Chế tài đặt ra phải sát với thực tế thực trạng của hệ thống kỹ thuật và những điều luật, quy định của pháp luật hiện hành nhằm đảm bảo sự công bằng và lợi ích hợp tác song phương.
Kiểm tra thay thế thiết bị định kỳ theo các cấp độ tiêu chuẩn của hãng
Đa phần các sự cố xảy ra là do không bảo dưỡng định kỳ, hoặc chủ quan vào khả năng vận hành của hệ thống và bộ phận chi tiết của hệ thống mà bỏ qua khuyến nghị từ chuyên gia.
Việc hư hỏng các thiết bị trong một hệ thống kỹ thuật nào đó của tòa nhà có thể dẫn đến các thiệt hại về kinh tế. Nguy hiểm hơn là sự thiệt hại về con người và uy tín của chủ đầu tư.
Do đó, trong quy trình quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật tòa nhất, nhất định phải thường xuyên kiểm tra và thay thế các thiết bị theo cấp độ tiêu chuẩn của hãng sản xuất.
Sửa chữa, thay thế mới theo yêu cầu
Từ hoạt động thường xuyên giám sát, kiểm tra định kỳ các hệ thống kỹ thuật, tuân thủ các khuyến nghị thay thế thiết bị theo tiêu chuẩn của hãng. Ban quản lý tòa nhà cũng nên quan tâm đến hoạt động sửa chữa, nâng cấp và thay thế mới các hệ thống kỹ thuật theo yêu cầu.
Đây là hoạt động nhằm nâng cấp chất lượng dịch vụ tiện ích tòa nhà, nâng cao chất lượng sống của khách hàng trong tòa nhà. Và hơn hết là hướng tới sự thuận lợi trong quy trình quản lý vận hành các hệ thống kỹ thuật của tòa nhà.
Thiết lập phương án phản ứng với các sự cố bất khả kháng tại tòa nhà
Khi thiết lập phương án phản ứng khi tòa nhà gặp các sự cố bất khả kháng, đơn vị quản lý vận hành phải đảm bảo các yêu cầu đặc biệt sau:
- Đảm bảo an toàn tính mạng cao nhất cho những khách hàng đang có mặt trong tòa nhà.
- Đảm bảo thiệt hại về tài sản xảy ra là thấp nhất có thể.
- Đảm bảo không xảy ra những sự cố liên hoàn khi tòa nhà xảy ra sự cố bất khả kháng.
Trên hết là trách nhiệm và uy tín của đơn vị quản lý vận hành, cam kết không trốn tránh hoặc đùn đẩy trách nhiệm trong khi và sau khi tòa nhà có biến cố bất khả kháng.
Căn cứ vào quy trình làm việc, chủ đầu tư có thể đánh giá thực lực của đơn vị quản lý hệ thống kỹ thuật. Các công việc của dịch vụ kỹ thuật vận hành càng êm ái thì càng đảm bảo chất lượng tiện nghi cho khách hàng tại tòa nhà. Đây chính là lý do chủ đầu tư sẵn sàng chi trả cao cho những đơn vị quản lý hệ thống kỹ thuật chuyên nghiệp.
