Quy trình quản lý tòa nhà là chuỗi các nghiệp vụ được kết nối chặt chẽ, phối hợp nhịp nhàng để tòa nhà được vận hành êm ái, hiệu quả. Đơn vị vận hành chuyên nghiệp sẽ đảm bảo hiệu quả hoạt động quản trị liên quan đến tài chính, nhân sự, khách hàng vã kỹ thuật tòa nhà.
Quản lý tài chính tốt sẽ giúp quy trình quản lý toà nhà hoạt động ổn định
Ở mỗi tòa nhà đều có các chi phí điện, nước, chi phí khấu hao – tái đầu tư xây dựng sửa chữa, chi phí quản lý – vận hành, vv. Đây là những khoản chi thường xuyên, định kỳ. Bên cạnh đó, còn có những chi phí phát sinh trong thời gian tòa nhà hoạt động. Nếu đơn vị quản lý tài chính làm tốt công việc của mình, sẽ hỗ trợ tốt cho quy trình quản lý tòa nhà.
Giới thiệu về quản lý tài chính
Quản lý tài chính tòa nhà là hoạt động thu và chi các khoản thu – chi cố định hàng tháng. Hoạt động này giúp cân đối hoạt động tài chính sao cho tỷ lệ lợi nhuận nằm trong tầm kiểm soát của chủ đầu tư.
Mục tiêu hướng tới
Đơn vị quản lý cần phải đảm bảo, chi đầy đủ các khoản như chi phí quản lý, chi phí thuê mặt bằng, chi phí vận hành tòa nhà. Đồng thời, cũng phải đảm bảo hoạt động thu theo hợp đồng với khách hàng. Hướng tới mục tiêu minh bạch các khoản chi – thu liên quan đến tòa nhà.
Các hoạt động quản lý tài chính mà chỉ có đơn vị vận hành chuyên nghiệp có thể thực hiện
Để đảm bảo tỷ suất lợi nhuận âm nằm trong tầm kiểm soát của chủ đầu tư và tỷ suất lợi nhuận dương theo mong muốn hoặc vượt mong muốn của chủ đầu tư. Đơn vị vận hành phải thực hiện chuyên nghiệp các hoạt động sau:
- Thiết lập được hệ thống tổ chức công tác kế toán phục vụ quản lý toà nhà một cách chặt chẽ.
- Xây dựng được kế hoạch doanh thu và chi phí hoạt động hiệu quả.
- Theo dõi và quản lý thanh toán một cách kịp thời và chính xác.
- Dự báo và kiểm soát chi phí hoạt động định kỳ.
- Báo cáo tài chính rõ ràng
Từ những nghiệp vụ trên, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà phải có hướng đề xuất, kiến nghị để cùng nhà đầu tư xây dựng chiến lược – chiến thuật kinh doanh hiệu quả hơn.
Quản lý nhân sự là hoạt động mang tính chất nòng cốt trong quy trình quản lý tòa nhà
Trong thời đại công nghệ 4.0, công nghệ quản lý bằng kỹ thuật chuyên môn cao ngày càng thay thế các hoạt động của con người. Tuy nhiên, con người vẫn được xác định là yếu tố nòng cốt trong hoạt động của doanh nghiệp.
Giới thiệu về hoạt động quản lý nhân sự
Tùy theo mô hình và quy mô hoạt động của tòa nhà cùng với yếu tố đặc trưng mà đơn vị quản lý sẽ xác định số lượng nhân sự và trình độ nhân sự tại mỗi vị trí. Đơn vị quản trị vận hành sẽ xây dựng kế hoạch nhân sự chi tiết, đảm bảo mọi hoạt động quản lý vận hành tòa nhà luôn luôn ổn định an toàn.
Mục tiêu của quy trình quản lý nhân sự
Mọi hoạt động liên quan đến việc quản lý điều hành nhân sự đều hướng tới mục tiêu huấn luyện và sử dụng nhân sự đúng người đúng việc. Bên cạnh đó, cũng là những hoạt động nhằm đảm bảo sự hài lòng của người lao động đối với chính sách của đơn vị sử dụng lao động. Đảm bảo người lao động phát huy hết tiềm năng vốn có, phục vụ hiệu quả công việc đảm nhận.
Những hoạt động mà bất kỳ đơn vị quản lý nhân sự nào cũng cần phải thực hiện
Để đảm bảo hiệu quả quản trị nhân sự cao nhất, đơn vị quản lý cần đảm bảo những hoạt động sau :
- Xây dựng kế hoạch tuyển dụng – sử dụng và đào tạo nhân sự kế thừa hợp lý. Đảm bảo người lao động làm việc vừa sức và phù hợp theo khả năng của từng cá nhân.
- Xây dựng kế hoạch thưởng – phạt minh bạch, hợp lý đối với nhân sự. Đảm bảo kích thích mong muốn cố gắng làm việc và gắn bó với doanh nghiệp.
- Xây dựng kế hoạch giám sát hoạt động của các bộ phận để đảm bảo nhân viên thực hiện đúng và đủ các yêu cầu công việc đề ra.
Quản lý khách hàng là nghiệp vụ cần thường xuyên nâng cao trong quy trình quản lý tòa nhà
Quản lý khách hàng là một trong những trọng trách của đơn vị quản lý vận hành tòa nhà. Công việc này yêu cầu đơn vị quản lý phải xây dựng chính sách chăm sóc khách hàng và giải quyết mọi yêu cầu thắc mắc của khách hàng một cách thỏa đáng.
Giới thiệu về quy trình quản lý khách hàng
Nhiệm vụ hàng đầu của quy trình quản lý khách hàng là nhiệm vụ chăm sóc mọi đối tượng khách hàng, chuyển biến khách hàng trở thành khách hàng thân thiết.
Bên cạnh đó, đơn vị quản lý cũng phải nắm bắt kịp thời mọi mong muốn, giải đáp những yêu cầu của khách hàng nhanh chóng, chính xác và kịp thời.
Mục tiêu hướng tới
Mọi hoạt động chăm sóc – quản trị khách hàng đều hướng đến mục tiêu làm hài lòng khách hàng. Hoạt động này phải đảm bảo giữ chân và nắm bắt được lòng tin của khách hàng nhưng không được ảnh hưởng đến lợi ích của chủ đầu tư.
Quy trình quản lý khách hàng
Dưới đây là những yêu cầu chính yếu mà đơn vị quản lý khách hàng cần thực hiện nhằm hỗ trợ hiệu quả kinh doanh và sự phát triển bền vững của tòa nhà:
- Thu thập thông tin và quản lý hồ sơ khách hàng với đầy đủ thông tin chi tiết. Bao gồm luôn hoạt động phân tích, đánh giá và phân loại khách hàng.
Từ những thông tin về khách hàng, đơn vị quản lý phải nắm bắt và quản lý được cơ hội bán dịch vụ, thúc đẩy khách hàng sử dụng dịch vụ của tòa nhà.
- Quản lý giao dịch và các lịch hẹn nhằm theo dõi hiệu quả quá trình giao dịch với khách hàng từ khi lập kế hoạch đến khi thực hiện và theo dõi lịch sử giao dịch.
- Quản lý dịch vụ hậu mãi nhằm tạo lòng tin và gia tăng uy tín của chủ đầu tư với khách hàng.
Bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Trong tòa nhà có rất nhiều thiết bị kỹ thuật hoạt động và cần được phải kiểm tra bảo dưỡng thường xuyên và định kỳ. Nhằm hướng đến việc đảm bảo sự vận hành trơn tru của toàn hệ thống tòa nhà.
Tầm quan trọng của việc bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Hệ thống điện- nước, hệ thống thông gió, hệ thống năng lượng mặt trời, hệ thống pccc… là những hệ thống kỹ thuật cơ bản tại các tòa nhà. Tất cả đều cần được vận hành, kiểm tra và bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo sự hoạt động nhịp nhàng và an toàn của các hệ thống.
Mục đích của việc bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Việc bảo trì kỹ thuật tòa nhà nhằm đảm bảo tòa nhà hoạt động hiệu quả nhất, an toàn nhất. Đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ tòa nhà và tiết kiệm chi phí phát sinh do lỗi từ các hệ thống kỹ thuật.
Chi tiết công việc bảo trì kỹ thuật tòa nhà
Hoạt động bảo trì kỹ thuật tòa nhà đều được thực hiện theo các bước sau :
Bước 1: Lập danh mục máy móc, thiết bị có trong hệ thống kỹ thuật tòa nhà.
Bước 2:Khảo sát hiện trạng hệ thống.
Bước 3: Lập kế hoạch bảo trì, bảo dưỡng.
Bước 4: Thực hiện bảo trì, bảo dưỡng.
Bước 5: Cập nhật hồ sơ quản lý kỹ thuật tòa nhà.
Với lộ trình quản lý cụ thể, rõ ràng, quy trình quản lý tòa nhà giúp hệ thống cơ sở vật chất, con người của tòa nhà hoạt động trơn tru hơn. Điều này mang lại sự hài lòng và hài hòa lợi ích của cả 3 bên chủ đầu tư tòa nhà, khách hàng và đơn vị quản lý vận hành tòa nhà.
