Quy trình vận hành tòa nhà là hoạt động được phát triển nhằm giảm tải áp lực cho các nhà đầu tư. Từ những hoạt động chuyên nghiệp trong quy trình vận hành nâng cao lòng tin vững chắc đối với khách hàng khi lựa chọn đầu tư vào tòa nhà. Chính vì vậy mà các đơn vị quản lý vận hành tòa nhà luôn phải trau dồi kiến thức chuyên môn và phải có đủ kinh nghiệm để chia sẻ những khó khăn với chủ đầu tư.
Quy trình vận hành tòa nhà không thể thiếu quản lý hợp đồng
Quản lý hợp đồng là một trong những hoạt động quan trọng nhất trong hoạt động kinh doanh thương mại – dịch vụ. Việc nắm bắt và triển khai hợp đồng đúng lúc kịp thời có thể mang lại lợi nhuận lớn cho doanh nghiệp.
Giới thiệu quy trình quản lý hợp đồng là gì ?
Đây là hoạt động theo dõi – kiểm tra – giám sát một số công việc cụ thể như tổ chức hoạt động cho thuê các sản phẩm tại tòa nhà. Bao gồm những công việc chi tiết như ký kết những hợp đồng, thực hiện thu các khoản theo hợp đồng và thực hiện thanh lý hợp đồng trong những trường hợp cần thiết.
Mục tiêu hướng tới
Mục tiêu đề ra cho hoạt động này là việc đảm bảo một phần dịch vụ khách hàng. Đảm bảo việc thuê sản phẩm và sử dụng dịch vụ tại tòa nhà là an toàn, hợp lý và hữu ích đối với khách hàng.
Khi thực hiện tốt các công việc này sẽ tăng giá trị cạnh tranh của tòa nhà trên thị trường bất động sản.
Những công việc cần đảm bảo trong quy trình quản lý hợp đồng
Để thực hiện tốt việc kiểm tra kiểm soát hợp đồng trong tòa nhà, đơn vị quản lý nhất định phải xây dựng được mô hình quản lý chi tiết trên phần mềm tin học excel, tùy thuộc vào tình hình thực tế của tòa nhà. Trong thời đại công nghệ 4.0, công việc này đã được đơn giản hóa bằng phần mềm quản lý hợp đồng dành cho doanh nghiệp. Đối với phần mềm quản lý tòa nhà nâng cao có bao gồm ứng dụng quản lý hợp đồng tòa nhà.
Quản lý khách hàng – công việc quan trọng hàng đầu trong quy trình vận hành tòa nhà
Như chúng ta đã biết, khách hàng chính là nguồn sống và là nguồn lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, việc quản trị khách hàng là hoạt động không thể thiếu xót và làm việc một cách sơ sài.
Giới thiệu về quản lý khách hàng
Trong hầu hết mọi dịch vụ, khách hàng chính là một trong những yếu tố quan trọng bậc nhất quyết định sự thành công hoặc thất bại của doanh nghiệp. Trong giai đoạn kinh tế thị trường đang ngày càng cạnh tranh gay gắt hơn thì sự hài lòng của khách hàng chính là yếu tố đặc biệt quan trọng mà doanh nghiệp cần hướng tới.
Hoạt động quản lý khách hàng là những việc làm cập nhật – theo dõi thông tin chi tiết về các nhân khách hàng. Những lịch sử giao dịch và yêu cầu nguyện vọng của khách hàng cũng cần nắm bắt kịp thời nhằm đảm bảo sự hài lòng của khách hàng đối với dịch vụ của tòa nhà.
Mục tiêu cần phải hướng tới
Từ các chính sách chăm sóc khách hàng, giải quyết các yêu cầu và khiếu nại của khách đều là nhiệm vụ tối quan trọng của đơn vị quản lý tòa nhà. Công việc này yêu cầu phải giữ chân khách hàng, làm khách hàng hài lòng mà không làm ảnh hưởng lợi ích của chủ đầu tư. Không những thế mà còn phải làm hài lòng khách hàng để đảm bảo lợi ích lợi nhuận lâu dài của chủ đầu tư.
Những yêu cầu trong việc quản lý khách hàng
Đây là công việc đòi hỏi cả kỹ thuật lẫn nghệ thuật, đơn vị đảm nhận quy trình vận hành tòa nhà cần phải thực hiện được những hoạt động sau đây :
- Quản lý việc sử dụng phòng tại các tòa nhà.
- Công việc xử lý và giải quyết các khiếu nại của khách hàng
- Đảm bảo sự an toàn của khách hàng và an ninh trong tòa nhà.
- Quản lý đảm bảo tài sản của khách hàng
- Thực hiện chăm sóc khách hàng và đánh giá sự hài lòng của khách hàng.
Tất cả những công việc này về tính kỹ thuật có thể ứng dụng phần mềm để quản trị. Tuy nhiên, để đảm bảo hiệu quả công việc luôn cần đến khối óc tư duy sáng tạo của đơn vị đảm nhận.
Quy trình vận hành an ninh
Sự an toàn của khách hàng và nhân viên trong tòa nhà là nhiệm vụ đặc biệt quan trọng đối với ban quản lý an vận hành an ninh.
Giới thiệu về quy trình vận hành an ninh
Quy trình an ninh là một trong những hoạt động yêu cầu cao trong quy trình quản lý vận hành tòa nhà. Việc đảm bảo an ninh tòa nhà không chỉ đơn giản là việc giữ trật tự trong cộng đồng tòa nhà. Đối với những tòa nhà hiện đại còn bao gồm những hoạt động đảm bảo những người sinh hoạt tại đây đều có được cảm giác an tâm trong mọi trường hợp.
Mục tiêu hướng tới của hoạt động vận hành an ninh
Trong quy trình an ninh cần hướng tới các mục tiêu như đảm bảo an toàn cháy nổ, an toàn tài sản, an toàn tính mạng, an toàn trước những tệ nạn xã hội và đảm bảo an toàn cho các phương tiện đi lại.
Những hoạt động chính trong quy trình vận hành an ninh
Những hoạt động đảm bảo an ninh cũng dần trở nên đơn giản hơn khi được ứng dụng lắp đặt hệ thống camera an ninh thông minh, hệ thống smarthome, hệ thống báo cháy, hệ thống chống trộm… Điều tối quan trọng mà ít ai biết đến đó là khả năng điều phối nhân viên giám sát đảm bảo an ninh và quy hoạch ứng dụng thiết bị công nghệ trong việc hỗ trợ bảo vệ an ninh.
Quy trình vận hành kỹ thuật trong quy trình vận hành tòa nhà
Tòa nhà gồm rất nhiều hệ thống kỹ thuật như hệ thống điện – nước – gas, hệ thống thông gió, hệ thống PCCC, hệ thống thang máy…
Giới thiệu về quy trình vận hành kỹ thuật
Các thiết bị kỹ thuật trong tòa nhà luôn phải trong trạng thái hoạt động tốt. Đảm bảo được quy trình vận hành kỹ thuật là cách thức để đạt được điều đó.
Mục tiêu hướng tới
Mục tiêu hướng tới của quy trình vận hành kỹ thuật tòa nhà là tất cả các hệ thống này đều cần phải được kiểm tra, bảo dưỡng định kỳ để đảm bảo hoạt động trơn tru, an toàn.
Những hoạt động chính
Các hoạt động chính yếu trong quy trình vận hành kỹ thuật gồm :
- Sửa chữa, bảo trì để đảm bảo cấu trúc an toàn bền vững của tòa nhà
- Bảo trì, bảo dưỡng các công trình xây dựng trong tòa nhà.
- Kiểm tra, bảo dưỡng thường xuyên các hệ thống điện, nước, điều hòa tại mỗi khu vực, mỗi căn hộ, mỗi phòng trong tòa nhà
Quy trình vận hành vệ sinh
Khi sự ô nhiễm môi trường đã đến mức báo động, yêu cầu về môi trường sống xanh lên ngôi thì quy trình vận hành vệ sinh tại tòa nhà lại càng có những yêu cầu cao hơn.
Tầm quan trọng của việc vệ sinh tòa nhà
Vệ sinh là việc luôn luôn cần đảm bảo trong quy trình vận hành tòa nhà, đặc biệt là trong xu hướng sống xanh hiện nay. Hoạt động này không chỉ tạo môi trường sống thông thoáng, sạch sẽ mà còn hướng tới mục tiêu bảo vệ sức khỏe của những người sống và làm việc tại tòa nhà mà còn tạo nên vẻ mỹ quan cho tòa nhà.
Mục tiêu hướng tới
Những công việc vệ sinh định kỳ bên trong và xung quanh tòa nhà như lau kính tòa nhà, khử trùng tòa nhà, tiến hành bảo dưỡng nội – ngoại thất tòa nhà để đảm bảo nét mỹ quan sang trọng của tòa nhà.
Những hoạt động trong quy trình vệ sinh tòa nhà
Việc dọn dẹp vệ sinh tòa nhà bao gồm những việc vệ sinh hàng ngày và những công việc vệ sinh khu vực theo định kỳ. Để đảm bảo môi trường vệ sinh, đơn vị quản lý vận hành tòa nhà cần có kế hoạch cụ thể.
Những công việc vệ sinh hàng ngày bên trong và xung quanh tòa nhà phải luôn đảm bảo không tồn đọng bụi bẩn, rác thải bên trong và xung quanh tòa nhà.
Bên cạnh đó, đơn vị quản lý phải nắm bắt được những thời điểm cần vệ sinh như trước thời điểm chuẩn bị các sự kiện. Bên cạnh đó, luôn đảm bảo tòa nhà giữ được nét đẹp ấn tượng nhất đối với những vị khách đến thăm tòa nhà.
Quy trình vận hành tòa nhà tưởng chừng đơn giản nhưng thực tế lại đòi hỏi rất nhiều kiến thức, kỹ năng, sự am hiểu về môi trường sinh hoạt trong và ngoài tòa nhà. Bên cạnh đó phải đảm bảo đáp ứng đúng và đủ các quy định pháp luật hiện hành của luật nhà ở. Đây là một trong những lý do khiến chủ đầu tư hướng tới việc hợp tác với đơn vị quản lý tòa nhà để giảm bớt áp lực công việc.
